Egenanställningsföretaget norr ekonomisk förening (kallad Convoy)

INTEGRITETSPOLICY ver 2 2018-08-31

1. Inledning

En ny lag, Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation) började gälla 25 maj 2018. Syftet med lagen är att stärka skyddet av din integritet.
Egenanställningsföretaget norr ekonomisk förening har antagit följande integritetspolicy, där vi bland annat anger hur vi hanterar personuppgifter, hur du kan få information om vilken information vi sparat samt hur du kan få del av denna information. I denna policy bör du hitta de flesta svar du söker kring integritetsfrågorna.

Vill du veta mer om hur vi arbetar med frågorna kring lagstiftningen är du välkommen att kontakta oss via mail till kontakt at convoy.se eller direkt till vår verksamhetschef Thomas Åberg. Du når Thomas via epost-adressen förnamn at convoy.se.

Vi förbehåller oss rätt att uppdatera denna policy löpande. Aktuell policy finns anslagen på vår hemsida.

2. Personuppgiftsansvarig

Egenanställningsföretaget norr ekonomisk förening, fortsättningsvis kallad Convoy, med organisationsnummer 769620-4820, är ansvarigt för personuppgifter som samlas, registreras, behandlas, lagras och raderas inom företaget.

3. Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som kan kopplas till en nu levande person. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer samt texter och bilder där person förekommer. Som behandling av personuppgift kan räknas insamling, registrering, analys och hantering, lagring samt radering av personuppgift.

4. Varför samlar vi in personuppgifter

Som egenanställd hos Convoy har du en allmän visstidsanställning. Vi behandlar de personuppgifter som brukligt hanteras vid en anställning som till exempel namn, adress, telefonnummer, e-postadress, bankuppgifter, anställningsnummer, anställningsform mm. Dessa uppgifter måste vi registrera för att kunna administrera din anställning och uppfylla de skyldigheter vi har som arbetsgivare, gentemot kund samt gentemot myndigheter som kan komma att begära uppgifter om din anställning.

Vi samlar också uppgifterna för att kunna marknadsföra olika typer av tjänster till dig, lämna erbjudanden som kan vara till nytta för din verksamhet och för att kunna informera dig om olika lagar, regler och tips som berör din verksamhet som egenanställd hos Convoy. 

Är du kund eller leverantör hos/till oss kan vi behöva samla uppgifter om namn, adress, telefonnummer, e-postadress, bankuppgift för betalning av leverantörsfaktura, fastighetsbeteckning vid ROT-uppdrag mm., det vill säga uppgifter som vi behöver för att uppfylla våra åtaganden såväl mot dig som mot myndigheter.

5. Hur samlar vi informationen?

För dig som är egenanställd kommer i huvudsak de uppgifter vi samlar in om dig från den ansökan du sänder oss när du vill ansluta dig till Convoy. Detta kompletteras med vissa uppgifter som du lämnar oss t ex via telefon. Här nedan ser du ytterligare några exempel på hur vi samlar in information:

• När du utför uppdraget gör du det som anställd av oss, och den information som följer av uppdraget , t ex dina löneuttag och rapportering till myndigheter om dessa är också sådant som vi sparar.
• Annan information vi samlar är den kommunikation vi har via t ex mail eller epost i samband med rådgivning till dig. 
• Om ni ska vara flera som ingår i ett projekt samlar vi information om varje deltagare genom att respektive deltagare sänder information som efterfrågas till oss.
• Vi lägger till uppgifter om kunder relaterade till din verksamhet i vårt kundregister i anslutning till att du skickar ditt fakturaunderlag till oss.
• Om så anses nödvändigt kan vi komma att begära in uppgifter från extern part såsom kreditupplysningsinstitut eller liknande.

Är du kund eller leverantör så kommer de uppgifter vi samlar om dig och/eller ditt företag från avtal samt fakturaunderlag som sänds in från uppdragstagaren. I vissa fall söker vi information från tredje part för att skydda våra affärsintressen.

6. Vad används uppgifterna till?

För att Convoy ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha ett rättsligt stöd för insamlingen.

Rättsligt stöd, eller rättslig grund, kan vara följande:

• för att kunna leverera vår tjänst till dig enligt vårt avtal,
• för att lag kräver det,
• för att vi fått ditt samtycke eller
• för att vi bedömer att Convoys intresse av att samla uppgifterna väger tyngre än den enskildes rätt till integritet

Nedan ger vi några exempel på vad detta kan innebära i praktiken.

För att vi ska kunna leverera vår tjänst till dig enligt vårt avtal

I och med att vi i juridisk mening är arbetsgivare för våra egenanställda entreprenörer så behöver vi kunna behandla personuppgifter för att antingen ingå eller fullfölja det avtalet, affärsavtal gentemot kund eller för att skydda våra affärsintressen.

Syftet med att registrera personuppgifter är bland annat att administrera anställningen, som t ex utbetalning av lön eller ersättningar, fakturering, för att informera den anställde om förändringar av tjänsten, av lagar och regler mm. Att vi kan registrera uppgifter för att utföra detta är en förutsättning för att vi ska kunna fullfölja vår del av avtalet att leverera tjänsten.

För att uppfylla vår del i avtalet som leverantör av tjänster kan det i vissa fall krävas att Convoy lämnar ut uppgifter om den anställde till vår kund, det vill säga din uppdragsgivare.

Om vi av något skäl behöver ta kreditupplysning så sker detta som en förutsättning för och/eller för att fullgöra våra skyldigheter samt för att det finns ett berättigat intresse för oss att kontrollera vissa uppgifter som vi anser väsentliga för affärsverksamhet. Om sådan upplysning inhämtas kommer vi att meddela dig om detta.

Är du kund och privatperson så kommer vi att informera dig om att vi tagit en kreditupplysning.

7. Vilka kan få del av insamlade uppgifter?

Convoy kan komma att lämna ut personuppgifter till tredje part i vissa fall:
Vi kan dela dina personuppgifter med andra självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan gälla företag eller myndigheter. Då gäller deras integritetspolicy och rutiner kring behandling. Det gäller till exempel:

• Skatteverket,
• Kronofogdemyndigheten,
• Försäkringskassan,
• Polisen
• Företag som du utfört uppdrag hos
• Tredje part som levererar tjänster till oss som t ex bokförings- och faktureringsprogram

8. Lagring av dina uppgifter

Dina personuppgifter lagras så länge de behövs utifrån syftet för insamlingen. Det innebär att olika uppgifter kan komma att sparas olika länge. Till exempel sparas uppgifter från bokföringen i sju år utifrån krav i Bokföringslagen. Andra lagar och föreskrifter anger andra lagringstider. Vår utgångspunkt är att vi ska ta bort uppgifter om dig så snart som möjligt utifrån lagar och regelverk, praxis och behov som finns eller när uppgifterna inte längre behövs för att vi ska kunna uppfylla vårt avtal med dig.

9. Skydd av uppgifter

Convoy skyddar dina personuppgifter genom att vidta tekniska, organisatoriska och fysiska åtgärder, så att obehörig ej ska få tillgång till uppgifterna.

10. Dina rättigheter

Enligt lag har du som har fått personuppgifter ett antal rättigheter som rör de insamlade uppgifterna. Du har till exempel rätt till:

• att få del av du uppgifter vi har registrerat om dig
• att få rättelse utförda om du upplever att någon uppgift är felaktig
• att få uppgifter raderade om detta är möjligt med hänsyn till krav i lag eller annat skäl som anges i GDPR
• att få användande av uppgifter begränsade

Om du har synpunkter på hur vi hanterar dina personuppgifter har du även rätt att lämna klagomål på vår hantering. Normalt sett lämnas sådant klagomål till vår verksamhetsledning.

10. Cookies

Vi använder cookies på vår hemsida. Cookies är textfiler som lagras i din webbläsare och används för att förbättra användarupplevelsen, möjliggöra inloggning samt för att skapa underlag för analys av hur vår webbplats används. Du hittar mer information om t ex vilka cookies vi använder och hur vi hanterar cookies i vår cookiepolicy.

11. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig

Egenanställningsföretaget norr ekonomisk förening
Renmarkstorget 5 D
903 26 UMEÅ
Organisationsnummer: 769620-4820
Telefonnummer: 070-553 81 96
E-postadress: kontakt at convoy.se